Kostenrechnung im Transportwesen

Nach der Definition eines bekannten Handbuchs (Matz, A., Curry, O.J., Frank G.W. (1957) Cost Accounting, South-Western) ist die Kostenrechnung ein Instrument für die Unternehmensführung mit dem Ziel, die Kosten von Produkten, betrieblichen Abläufen und Funktionen zu ermitteln sowie Ist-Kosten und tatsächliche Ausgaben mit Budgets und Standards abzugleichen; darüber hinaus liefert sie die erforderlichen Kostendaten für Wirtschaftlichkeitsvergleiche und versetzt das Management so in die Lage, fundierte Entscheidungen im Einklang mit Vertriebsstrategien, Produktionsmethoden, Einkaufsverfahren, Finanzplänen und der Kapitalstruktur zu treffen. Die drei wesentlichen Phasen der Kostenrechnung sind Kostenerfassung, Kostenkontrolle und Kostenanalyse.

Worin unterscheidet sich die Kostenrechnung von der umfassenderen Finanzbuchhaltung?

Vereinfacht ausgedrückt lässt sich sagen, dass die Finanzbuchhaltung ein Erfassungsprozess ist, der sich auf die externen Geschäftsbeziehungen des Unternehmens bezieht; die Kostenrechnung (oder interne Erfolgsrechnung) ist hingegen ein interner Erfassungsprozess.

Die Finanzbuchhaltung dient der Erfassung aller Geschäftsvorfälle (Verkäufe, Einkäufe, Einnahmen, Zahlungen usw.) zwischen dem Unternehmen und der Außenwelt; sie ist gesetzlich und steuerrechtlich vorgeschrieben; der Jahresabschluss bildet ihren zusammenfassenden Abschluss. Die Finanzbuchhaltung ist stets vergangenheitsorientiert und beschränkt sich daher darauf, Auskunft über das abgelaufene Geschäftsjahr zu geben.

Die Kostenrechnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, und es existiert keine vordefinierte Methodik oder Struktur für ihre Implementierung; ihre Anwendungsbereiche können sich sowohl auf Nachkalkulationen (Ist-Analysen) als auch auf Vorkalkulationen (Plan-Analysen) beziehen.

Da es sich im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung um keinen obligatorischen Prozess handelt, verfügt folglich – wie aus den Definitionen ersichtlich – nicht jedes Unternehmen über ein Kostenrechnungssystem. Im Gegenstand dieses Artikels, dem Straßengüterverkehr, zeigt sich dies besonders deutlich, auch aus Gründen, die im Folgenden erläutert werden.

Ein Unternehmen im „gewerblichen Güterkraftverkehr“ erbringt Transportdienstleistungen im Auftrag von warenproduzierenden Kunden, die von ihm unabhängig sind (die Ware befindet sich nicht im Eigentum des Transportunternehmens). Diese „Transportdienstleistung“ stellt das Produkt des Transportunternehmens selbst dar und unterliegt als solches einer Preisbildung gegenüber den Kunden.

Wie wird ein solcher Tarif ermittelt?

Theoretisch sollte der Tarif – wie bei jeder Art von Produkt oder Dienstleistung – durch die Selbstkosten des Produkts zuzüglich der eigenen Gewinnmarge bestimmt werden. In der Praxis verhält es sich in dieser speziellen Branche jedoch nicht immer so.

Der Straßengüterverkehr ist ein Sektor, in dem auf bestimmten Relationen ein beachtliches Angebot an Transportdienstleistungen seitens der Frachtführer besteht. Dieses hohe Angebot führt zu „Marktpreisen“, die den Branchenakteuren wohlbekannt sind. Im Straßentransport ist es gängige Praxis, insbesondere bei den weit verbreiteten kleineren Unternehmen, den eigenen Tarif an die Marktpreise „anzupassen“ – oft ohne genaue Kenntnis der tatsächlichen Kosten für die Erbringung der jeweiligen Dienstleistung.

Die Marktkenntnis ist zweifellos wichtig: Zu wissen, welche Tarife zu einem bestimmten Zeitpunkt auf bestimmten Relationen gelten, verhindert, dass ein Transportunternehmen Preise oberhalb dieses Niveaus anbietet und somit „am Markt vorbei“ agiert, was zur Folge hätte, dass die eigene Dienstleistung nicht gebucht wird.

Die Praxis, den eigenen Tarif ausschließlich dem „Markt anzupassen“, ohne die eigenen Kosten im Detail zu kennen, birgt jedoch erhebliche unternehmerische Risiken. Der sogenannte „Markt“ wird nämlich von Akteuren bestimmt, die völlig unterschiedliche Kostenstrukturen aufweisen können (beispielsweise aufgrund unterschiedlicher geografischer Herkunft oder verschiedener Unternehmensgrößen).

Die reine Kenntnis des Marktes, in dem man tätig ist, reicht daher nicht aus: Es ist unerlässlich, die eigenen Kosten im Detail zu kennen, um zu verstehen, wie viel bei der Erbringung einer bestimmten Dienstleistung tatsächlich „verdient“ wird (d. h. wie hoch der Gewinn ist).

Vor allem im Vergleich zu anderen Branchen mag dies selbstverständlich und banal klingen: Im Straßengüterverkehr ist es dies aufgrund der oben beschriebenen Praxis jedoch keineswegs. Daher ist es auch in diesem Sektor von grundlegender Bedeutung, das Bewusstsein für die eigenen Kosten wiederzuerlangen.

Jedes Transportunternehmen, auch von geringer Größe, sollte daher ein Kostenrechnungssystem entwickeln, ausgehend von der Theorie bis hin zur konkreten betrieblichen Umsetzung. Nur durch die Einführung eines solchen Systems besteht die Möglichkeit, die eigenen Kosten so detailliert wie möglich zu erfassen und folglich für jede einzelne Relation zu ermitteln, wie hoch die Kosten und wie hoch der Gewinn im Verhältnis zum jeweiligen Erlös sind.

Die genaue Kenntnis der eigenen Kosten ermöglicht es zu handeln:

• im Rahmen der Nachkalkulation, um zu verstehen, auf welchen Relationen die höchsten Margen erzielt werden;

• im Rahmen der Vorkalkulation, um die realen Mechanismen der eigenen Preisbildung zu steuern und Tarife anzubieten, die für das Unternehmen wirtschaftlich wirklich tragfähig sind – unabhängig von den jeweiligen Marktbedingungen.